Escolher um sistema de gestão não deveria começar pela comparação de preços, quantidade de funcionalidades ou pela demonstração mais bonita.

A escolha precisa começar pela realidade da própria empresa.

Quais problemas precisam ser resolvidos? Quais processos precisam ganhar mais controle? Que informações a gestão precisa enxergar com mais clareza? E principalmente, o sistema consegue acompanhar a realidade e o crescimento do negócio?

Entender como escolher um sistema de gestão exige olhar além da tecnologia. Um software pode ter dezenas de recursos e ainda assim, não ser a melhor opção para determinada empresa.

O sistema certo é aquele que ajuda a operação a funcionar melhor, organiza informações, conecta áreas e oferece ao gestor uma visão mais confiável para tomar decisões.

Neste artigo, você vai conhecer os principais critérios que devem ser avaliados antes de escolher um sistema de gestão empresarial.

Antes de escolher um sistema, entenda o que sua empresa precisa

Um erro comum é começar a busca perguntando: “Qual é o melhor sistema de gestão? Talvez a pergunta mais importante seja: “O que precisamos melhorar na nossa gestão?”

Duas empresas do mesmo segmento podem ter necessidades completamente diferentes.

Enquanto uma precisa melhorar o controle de estoque, outra pode enfrentar dificuldades no fechamento financeiro. Uma terceira talvez tenha informações espalhadas em diferentes ferramentas e encontre dificuldades para acompanhar os resultados da operação.

Antes de pesquisar fornecedores, faça um diagnóstico simples da situação atual.

Algumas perguntas podem ajudar:

• Quais processos mais geram retrabalho?
• Onde acontecem os principais erros?
• Quais informações são difíceis de encontrar?
• Existem controles paralelos em planilhas?
• Os setores trabalham com informações diferentes?
• Quanto tempo a equipe perde reunindo dados?
• Quais indicadores a gestão gostaria de acompanhar e hoje não consegue?
• O sistema atual acompanha as necessidades do negócio?

Quanto mais clara estiver a necessidade, mais fácil será avaliar se uma solução realmente faz sentido.

1. Avalie se o sistema atende aos processos da sua empresa

Nem sempre ter mais funcionalidades significa ter uma solução melhor.

Um sistema de gestão precisa conversar com a realidade da operação.

Isso significa entender como funcionam processos como vendas, compras, estoque, financeiro, faturamento, produção, atendimento ou prestação de serviços, dependendo do segmento da empresa.

Durante a avaliação, procure entender se o sistema consegue apoiar os processos que realmente fazem parte da rotina.

Também vale observar se determinadas atividades exigem muitas adaptações ou controles externos.

Se a empresa precisar continuar utilizando diversas planilhas e soluções paralelas para complementar o sistema, pode ser um sinal de que a ferramenta não atende completamente às necessidades da operação.

2. Verifique se as informações ficam integradas

Imagine que o setor comercial tenha uma informação, o estoque outra e o financeiro uma terceira.

Quando os dados não conversam, surgem divergências, retrabalho e dúvidas. E quando ninguém sabe qual informação está correta, a tomada de decisão fica mais difícil.

Por isso, um dos pontos mais importantes ao avaliar um sistema de gestão é entender o nível de integração entre as áreas.

Uma venda registrada deveria, quando aplicável ao processo da empresa, atualizar outras informações relacionadas à operação.

O objetivo é reduzir lançamentos duplicados e criar uma base de dados mais consistente. Quanto menos a empresa depender de controles isolados, maior tende a ser a visibilidade sobre o negócio.

3. Observe a qualidade dos relatórios e indicadores

Ter dados disponíveis não significa necessariamente ter informação útil.

Um bom sistema de gestão precisa ajudar a transformar registros da operação em informações que façam sentido para quem administra o negócio.

Pergunte quais indicadores podem ser acompanhados e de que maneira eles são apresentados.

Mais importante do que possuir dezenas de relatórios é conseguir acessar rapidamente aquilo que realmente ajuda a decidir.

Visibilidade não significa enxergar tudo, mas ver o que importa no momento certo.

4. Considere a facilidade de uso

Um sistema pode ser tecnicamente completo, mas encontrar resistência se for difícil de utilizar.

A tecnologia faz parte da rotina das pessoas, por isso, a experiência dos usuários também deve entrar na avaliação.

Durante uma demonstração, observe:

• se as telas são claras;
• quantas etapas são necessárias para concluir tarefas frequentes;
• se os usuários conseguem compreender os fluxos;
• como funciona o treinamento.

Quanto mais simples for incorporar o sistema aos processos da empresa, maiores são as chances de a equipe utilizá-lo de maneira consistente.

5. Entenda como funciona a implantação

Escolher o sistema é apenas uma parte do processo.

Depois vem a implantação, e essa etapa merece tanta atenção quanto a própria tecnologia.

É importante entender como o fornecedor conduz atividades como configuração, parametrização, migração de dados, treinamento e acompanhamento inicial.

Pergunte:

• Existe uma metodologia de implantação?
• Quem será responsável pelo projeto?
• Como será feita a migração das informações?
• Haverá treinamento dos usuários?
• Quais responsabilidades ficam com o fornecedor?
• Quais responsabilidades ficam com a empresa?
• Como são tratados possíveis problemas durante a transição?

Uma implantação organizada ajuda a reduzir impactos na rotina e aumenta a segurança durante a mudança.

6. Avalie o suporte e o relacionamento com o fornecedor

Quando uma empresa escolhe um sistema de gestão, ela não está contratando apenas uma ferramenta, também está escolhendo quem estará ao seu lado quando surgirem dúvidas, mudanças e novos desafios.

Um fornecedor que conhece a realidade do setor tende a compreender melhor determinados processos, desafios e necessidades da operação.

7. Não escolha olhando apenas para o preço

É natural comparar valores. O problema acontece quando o preço se torna o único critério.

Imagine dois sistemas. Um deles possui mensalidade menor, mas exige diversos controles paralelos, gera mais trabalho manual e não oferece determinadas informações importantes. O outro custa mais, mas ajuda a reduzir retrabalho, integrar áreas e melhorar a qualidade das informações.

Qual deles realmente custa menos? Por isso, em vez de analisar somente a mensalidade, avalie o custo total da decisão. O objetivo não é simplesmente encontrar o sistema mais barato, é encontrar uma solução que faça sentido para o negócio.

Crie critérios antes de comparar fornecedores

Outro cuidado importante é evitar que cada demonstração seja avaliada de uma forma diferente.

Antes das reuniões, defina critérios.

Por exemplo:

A classificação pode variar conforme a empresa. O importante é estabelecer uma base para comparação.

Isso ajuda a evitar decisões influenciadas apenas por uma funcionalidade específica, uma apresentação comercial ou uma diferença pequena de preço.

Como saber se um sistema de gestão é realmente adequado?

Tecnologia por si só não organiza uma empresa.

Se os processos continuam confusos, as informações continuam dispersas e o gestor ainda precisa reunir dados manualmente para entender o negócio, talvez a tecnologia não esteja resolvendo o problema principal. Um bom sistema de gestão deve ajudar a empresa a construir uma operação mais organizada, integrada e previsível.

Deve permitir que a informação circule melhor e deve facilitar uma pergunta fundamental para qualquer gestor.

Escolher tecnologia é também escolher como a empresa será gerida

Saber como escolher sistema de gestão é entender que a decisão vai muito além de funcionalidades.

O sistema passa a fazer parte da rotina da empresa, dos processos e da forma como gestores acompanham o negócio. Por isso, a escolha precisa considerar tecnologia, aderência, implantação, suporte, segurança e relacionamento.

Mais do que buscar uma ferramenta, procure uma solução capaz de ajudar sua empresa a construir processos mais organizados e informações mais confiáveis. Porque no final, tecnologia só gera valor quando ajuda pessoas a tomar decisões melhores.

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